La pandémie de la COVID-19 a forcé plusieurs entreprises à adopter les pratiques du télétravail permettant à la fois à ce mode de travail de faire ses preuves. Selon Statistique Canada, environ 40 % des Canadiens occupaient en avril 2020 des emplois pouvant être exercés à domicile, comparativement à 4 % en 2016. Les entreprises ont dû accepter que leurs employés changent leurs méthodes de travail tout en demeurant fonctionnels et performants.
D’ailleurs, plusieurs gestionnaires ont réalisé que le télétravail avait un impact positif sur la productivité de leur équipe. Selon Ariane Ollier-Malaterre, professeure du Département d’organisation et ressources humaines de l’ESG UQAM, de 75 % à 80 % des employés étant en télétravail ne veulent plus retourner au bureau. Sachant que le télétravail permet une augmentation de productivité et une diminution du niveau de fatigue des employés, il est logique de voir un pourcentage aussi élevé représentant la proportion des employés qui souhaitent rester en télétravail.
Néanmoins, plusieurs employeurs redoutent le télétravail sachant qu’il vient avec ses lots de défis. La difficulté pour les nouveaux employés de s’imprégner de la culture organisationnelle ainsi que le manque de contrôle et de visibilité sur la productivité des équipes sont deux enjeux importants du télétravail.
Ce sont davantage les gestionnaires et les membres de la direction qui résistent au télétravail sachant que les défis se retrouvent de leur côté : « Comment s’assurer que nos employés travaillent réellement à distance ? » « Comment assurer la participation de tous aux réunions ? ». Ce sont d’excellentes questions et vos doutes sont justifiés, mais saviez-vous qu’il est possible de vous outiller pour répondre à ses questions ? L’ordre des conseillers en ressources humaines agréés dispose d’un guide nommé le Baromètre RH offrant diverses solutions qu’on mit en place des entreprises pour résoudre ces enjeux.
Voici donc quelques éléments à prendre en considération et quelques idées qui vous permettront d’assurer une bonne gestion de votre équipe en télétravail !
Contrôlez la performance – communiquez et mesurez
Afin d’assurer la continuité des opérations et la performance de votre équipe, assurez-vous de mettre en place des outils qui vous permettront d’avoir des communications régulières. Les visioconférences, les appels téléphoniques ou encore les rencontres virtuelles sont de bons moyens de communiquer avec les membres de votre équipe. Que ces communications soient prévues ou non dans l’agenda, elles vous permettront d’avoir une connaissance de la charge de travail de chaque membre de l’équipe ainsi que de l’avancement de leurs tâches.
La mise en place d’indicateurs de performance est aussi un bon moyen de vous assurer de la continuité des opérations. Engagez votre équipe dans la réalisation des objectifs de l’organisation et faites le point sur votre performance. L’adoption d’une feuille de temps peut aussi être une façon de vous assurer de la réalisation des différents projets et de vous outiller pour avoir les discussions sur la performance de l’équipe.
Adaptez votre style de gestion au télétravail
Le télétravail oblige les employeurs à faire preuve d’un peu plus de flexibilité et de confiance envers leurs employés. En tant que gestionnaire, vous devrez adapter votre style de gestion à vos équipes à distance. Offrez un cadre de travail clair et structuré à l’ensemble de votre équipe tout en personnalisant vos échanges avec chaque employé. En d’autres mots, assurez-vous que vos conditions de travail soient claires :
- Les heures d’activités où les employés se doivent d’être connectés
- Vos politiques quant aux heures supplémentaires (rémunérées ou non)
- Les règles quant à l’utilisation du matériel informatique (fournit ou non)
- Vos attentes quant à la performance de chacun
- Les moyens de se rejoindre et les moments pour le faire
- La tenue vestimentaire en télétravail
- Vos règles d’or (ex. pas de télétravail si les enfants sont à la maison)
Bref, soyez précis sur ce qui est toléré et sur ce qui ne l’est pas afin que votre équipe connaisse les conditions à respecter en télétravail. En ayant une structure claire, vous vous sentirez très directif, mais cela facilitera vos communications et interventions avec vos employés.
L’environnement de travail à la maison
Au bureau, vous offrez un environnement de travail contrôlé. À la maison, vos employés travaillent dans des environnements qui sont différents. Il est primordial de mettre en place une politique de santé et sécurité à la maison signée par vos employés dès l’embauche. Évitez les accidents du travail et permettez-vous d’avoir un certain contrôle sur l’environnement de vos employés à la maison. Votre politique doit contenir :
- L’accès à l’employeur au lieu de travail, en cas d’incident
- Le matériel informatique fourni par l’employeur versus celui fourni par l’employé (définissez quels frais liés au travail sont remboursés)
- L’énumération des conditions de travail en télétravail – les heures d’activités versus les heures supplémentaires
La culture organisationnelle – L’esprit d’équipe
Nombreux sont ceux qui estiment que le télétravail impacte négativement la culture organisationnelle à long terme. Les communications internes et les valeurs de l’entreprise ne devraient pas être impactées par le télétravail. Cependant, l’esprit d’équipe, tel qu’il a été connu, a définitivement été impacté par le travail à distance. Il s’agit donc de trouver des solutions créatives afin de restaurer cette dynamique entre les employés. Plusieurs entreprises ont été très créatives dans les dernières années. Usez d’imagination pour mettre en place des activités à distance qui permettront à vos employés de retrouver cet esprit d’équipe.
En résumé, il existe plusieurs façons d’encadrer le télétravail. Il s’agit d’une condition appréciée de plusieurs sachant qu’ils sont plus productifs et moins fatigués. Selon le professeur à l’Université Harvard Prithwiraj Choudhury, le télétravail deviendra dans plusieurs années simplement le travail. Serez-vous de ceux qui offriront cette option à leurs employés ?
