Toutes autres tâches connexes, imprévus de dernière minute… Il est tellement facile de se sentir débordé au bureau ! En plus, tout semble devenir prioritaire. Ces petites urgences grugent énormément d’heures à notre horaire de travail, car elles viennent s’ajouter à notre liste de tâches à effectuer. Besoin d’aide pour arriver à tout faire ? Voici 5 conseils pour mieux gérer son temps.
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La gestion des priorités
Qu’on se le dise tout de suite : nous n’arriverons jamais à tout faire. Pas par incompétence, mais parce qu’il y a toujours quelque chose qui vient allonger notre liste déjà bien remplie ! Ainsi, avant de commencer à courir à gauche et à droite, il est important de hiérarchiser ses priorités. Pour y parvenir, Stephen Covey nous propose de diviser les tâches en quatre catégories.
Urgent et important
Les tâches à faire en premier ! On devrait y consacrer de 20 % à 25 % de notre temps.
Urgent et non important
Il faut se poser la question « Est-ce vraiment à moi d’exécuter cette tâche ? » Si la réponse est non, il est préférable de déléguer. On devrait consacrer de 10 % à 15 % de notre temps à ce type de tâches.
Non urgent et important
Ces tâches sont satisfaisantes et nous procurent un sentiment d’efficacité. Elles devraient occuper la plus grande place dans notre horaire, soit 65 % à 75 % du temps.
Non urgent et non important
Ces tâches sont souvent superflues. On ne devrait pas y consacrer plus de 1% de notre temps et, idéalement, on les remet à plus tard ou on les élimine.
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La planification hebdomadaire SMART
Maintenant que nos priorités sont ordonnées, nous devons planifier le meilleur moment pour passer à l’action. Le bon vieux système par objectifs SMART demeure un allié de taille ! Pour chacune des tâches prévues, assurez-vous qu’elles soient :
S – Spécifiques
M – Mesurables
A – Atteignables
R – Réalistes
T – Temporelles (avec une échéance qui est réaliste.)
De façon concrète, nous vous suggérons d’inscrire à votre horaire ce qui ne se déplace pas, comme les réunions d’équipe. Ensuite, réservez des plages pour chaque tâche ; cela vous permettra d’éviter le coq à l’âne. Ainsi, vous pourrez plus facilement remettre vos rapports à temps, envoyer vos courriels au bon moment et garder le travail plus léger pour le vendredi après-midi.
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L’expression des limites et des contraintes
Dire « non » n’est pas toujours facile, mais peut parfois s’avérer nécessaire. Il faut évidemment le faire de façon diplomate, surtout si c’est le grand patron qui nous interpelle ! Il est parfois plus utile de nommer d’emblée nos contraintes et nos limites. En exprimant clairement nos contraintes de temps, on évite de décevoir nos collègues et supérieurs en ne livrant pas la marchandise et on se donne la possibilité de remanier les priorités ou de trouver des solutions alternatives. Est-ce qu’il y a pire qu’arriver en retard avec un travail incomplet et comme seule excuse « Je n’ai pas eu le temps » ?
On en revient ici à notre premier point, soit celui de bien gérer nos priorités. Le « T » de l’acronyme SMART rappelle qu’il faut prendre le temps de bien faire les choses. Est-ce réaliste (le « R » de SMART) d’accepter une nouvelle tâche sans en remettre une autre à plus tard ? Si vous parvenez à exprimer clairement vos contraintes et vos limites, cela vous obligera à mieux travailler en équipe avec vos collègues afin que tout soit terminé dans les délais. Du coup, la communication se verra améliorée.
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L’environnement de travail
C’est bien simple : plus il y a de distractions, plus il est difficile d’atteindre nos buts. On perd le fil, on perd du temps, on perd de l’efficacité. Et les distractions sont nombreuses ! Courriels, notifications, téléphone qui sonne, collègues qui entrent dans le bureau…
Œuvrer dans un environnement de travail adéquat aide à l’atteinte de nos objectifs. Chaque personne possède un degré de concentration différent ; chaque tâche nécessite un niveau de concentration différent. C’est donc à nous de déterminer l’environnement qui nous convient le mieux.
Si vous avez besoin de calme, vous pouvez fermer la porte de votre bureau. Une petite pancarte indiquant « Travail de concentration en cours. Merci de revenir plus tard » peut aussi s’avérer utile. On vous suggère également d’en parler avec vos collègues. Si vous les informez de vos stratégies de concentration, ils vous respecteront. Pensez aussi à des journées de télétravail si votre emploi vous le permet. Vous économiserez bien du temps ainsi.
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La gestion de notre énergie pour mieux gérer notre temps
Faire les bonnes choses au bon moment, tout simplement ! Autrement dit, on vous suggère de garder le travail de concentration pour les moments où vous arrivez à vous concentrer le plus. Même chose pour le travail créatif, physique, social, etc. Cette analyse revient à chacun de nous, selon notre personnalité, nos forces et nos préférences.
Par exemple, si vous avez une série d’appels téléphoniques à faire, planifiez cette tâche pour le moment où vous vous sentez le plus à l’aise de parler au téléphone. Si vous devez effectuer un travail de concentration, c’est à vous de voir s’il est préférable de le faire en arrivant le matin, au retour du dîner, ou après le café d’avant-midi. En prévoyant, vous gagnerez en efficacité et en plaisir. Bien gérer notre énergie nous permettra donc de bien gérer nos priorités, d’être plus heureux et d’obtenir une planification hebdomadaire optimale !
Enfin, n’oubliez pas de prendre des pauses. S’éloigner de son poste de travail ou sortir, « ça change le mal de place » ! Une pause, ce n’est pas du temps perdu. Au contraire, cela nous permet de décrocher, de penser à autre chose et de nous recentrer.
Grâce à nos 5 conseils pour gérer votre temps, vous pourrez maintenant être plus efficace au travail… Et plus heureux ! Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi ? Contactez notre équipe d’experts au 819 566-4070.
*Le genre masculin est utilisé afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.
